سازمان ها باید دانش خود را در مورد حاکمیت سازمانی افزایش دهند و هدف اصلی و تأثیر سیاست های محل کار بر فرهنگ محل کار خود را بررسی کنند.
صرف نظر از اندازه یا صنعت، هر سازمانی نیاز به ایجاد یک مجموعه مشخص از سیاست ها برای کمک به هدایت عملیات دارد.
خط مشی ها فرهنگ، ارزش ها و فلسفه سازمان را به هم می رساند. آنها انتظاراتی را که کارکنان می توانند از سازمان داشته باشند مانند مزایای کارکنان، مرخصی و غیره، انتظارات شرکت از کارکنان مانند آیین نامه رفتاری و انضباطی، قراردادهای محرمانه و آنچه مشتریان و جامعه می توانند از سازمان داشته باشند مانند خدمات مشتری را پوشش می دهند.
خط مشی، به دانستن هدف و داشتن آن در یک سازمان کمک می کند. به جای اینکه به سیاست ها به عنوان مجموعه ای از قوانینی که باید دنبال شوند، فکر کنید، سیاست ها را بیشتر برحسب هدف و منافع آن ها برای کارکنان و سازمان در نظر بگیرید.
در یک سازمان باید انتظارات روشنی را تعیین کنیم
در حالی که خط مشی ها مزایای گوناگونی را ارائه می کنند، هدف اصلی آن ها این است که آنچه شرکت از کارکنان از نظر رفتار، اقدامات و فرآیندهایی که در سناریوهای خاص انجام می دهند به صورت مکتوب بیان کنند.
این وضوح به کارکنان این امکان را می دهد که بدانند و بفهمند که چگونه باید با توجه به ماموریت، چشم انداز، ارزش هایی که شرکت ایجاد می کند، پاسخ دهند. به طور خلاصه، سیاست ها حدس و گمان را از کارهایی که کارمندان باید انجام دهند حذف می کند.
وقتی خط مشی ها به زبانی واضح و قابل درک نوشته می شوند، به صراحت انتظارات شرکت از کارکنان در هر سطح را مشخص می کنند. قوانین متفاوتی برای سطوح مختلف کارمندان وجود ندارد. درعوض، هر کارمندی باید از این اصول راهنما در کارهای روزمره شغلی خود پیروی کند، که هدف اصلی سیاست های منابع انسانی است.
ایجاد ثبات در یک سازمان ضروری است
وضوح در دستور العمل های شرکت باعث می شود که همه طبق اصول و دستور العمل های یکسان عمل کنند. به نوبه خود، این امر باعث ایجاد تجربیات و فرآیندهای منسجم، هم در داخل و هم در خارج در رابطه با تعاملات با مشتریان، فروشندگان و عموم مردم می شود.
این امر به ویژه در مورد کارمندان جدید صادق است زیرا سیاست های واضح به آنها کمک می کند تا به سرعت انتظارات را بیاموزند.
همین امر در مورد رویه های شرکت نیز صادق است. در حالی که سیاست ها مرزهایی را برای تصمیم گیری تعیین می کنند، اما کمی انعطاف پذیری را ارائه می دهند. از سوی دیگر، رویه‌ها دستورالعمل‌ها، چک‌لیست‌ها یا فرآیندهای گام به گام را برای کارهای معمول و خاص ارائه می‌کنند.
هر دو خط مشی ها و رویه ها به کارکنان جدید کمک می کند تا به سرعت به ارزش ها و ماموریت شرکت و همچنین روش های خاصی که آنها باید وظایف خاص را انجام دهند عادت کنند.
باید ریسک را در یک سازمان کاهش دهیم
ایجاد انتظارات و سازگاری به رهبری سازمان این امکان را می دهد که اطمینان حاصل کند که شرکت، همه قوانین و مقررات را به کارکنان ابلاغ می کند. به علاوه، تضمین می کند که کارکنان هم سیاست ها را درک می کنند و هم می دانند که این سیاست ها چگونه در مشاغل روزمره خود اعمال می شوند.
نتیجتاً هنگامی که یک سازمان به وضوح انتظارات خود را به صورت کتبی ایجاد می کند و آنها را در ساختار فرهنگ شرکت می گنجاند، این امر تعداد جریمه ها و سایر خطرات قانونی را برای شرکت کاهش می دهد.
ایجاد این فرهنگ مسئولیت پذیری سازمانی مستلزم تلاشی هماهنگ از سوی مدیر و رهبر است اما ریسک را کاهش داده و باعث انطباق می شود، که مسئولیت هر کارمند را مشخص می نماید.
عملکرد کارکنان را با برنامه و هدف بهبود ببخشیم
خط مشی های روشن به رهبری اجازه می دهد تا بهترین شیوه ها را در سراسر سازمان ایجاد و تحکیم کند. این امر را می توان از طریق تلاش های کلان در دستور العمل خط مشی ها گنجاند و همچنین از طریق سیاست ها و رویه های دقیق تر و خاص تر انجام داد.
فراتر از این موضوع صرف خط مشی ها، مأموریت، چشم انداز، ارزش ها و فرهنگ شرکت را مشخص می کند که در قالبی مکتوب برای کارکنان در هر سطحی تدوین شده است تا بتوانند به آن دسترسی داشته باشند و از آن پیروی کنند. این اسناد قابل تغییرند تا نیازها و خطرات فعلی را منعکس کنند چرا که سیاست ها واقعاً ضربان قلب یک سازمان هستند.
دستور العمل های ثابت به ایجاد اعتماد در میان کارمندان و به مسئولیت پذیری آنها کمک می کند.
توسعه این ذهنیت که پاسخگویی به افراد و تیم ها به سازمان و مدیر آن قدرت می دهد، امور را مشارکت کننده تر و سازنده تر می سازد و به آن ها اجازه می دهد تا به طور مؤثرتری به اهداف کلی سازمان کمک کنند. بنابراین، پرورش فرهنگ مسئولیت پذیری در محل کار از طریق هدایت خط مشی های روشن به ایجاد یک شرکت با عملکرد بالا کمک می کند.
در یک سازمان لازم است استانداردهای بالایی برای همه کارکنان تعیین گردد. این استانداردها باعث توسعه شرکت می شود، کارکنان را وادار می کند تا به آن عمل کنند.
صحبت در مورد موضع سازمان در مورد این مسائل یک موضوع است اما تدوین کتبی این استانداردها و انتظارات برای همه کارکنان یک موضوع دیگر است. چنین سیاست هایی باید به وضوح عواقب و اقداماتی را که شرکت انجام می دهد در صورت نقض این قوانین و سیاست ها توسط کارمند مشخص کند.
اشتباه نکنیم چرا که سیاست ها و رویه ها راه حلی برای همه مسائل ندارند. فقط به این دلیل که چیزی در یک دستور العمل خط مشی وجود دارد به این معنی نیست که هر کارمند به طور کامل هر خط مشی را درک کرده و از آن پیروی می کند.
مهم نیست که سیاست های شما چقدر عالی هستند، آنها جایگزینی برای آموزش و نظارت کافی کارکنان، که با فرهنگ عمیقاً ریشه دار اخلاق و تبعیت از آن تکمیل می شود، نیستند.
به سیاست ها و رویه های شرکت به عنوان ابزارهایی فکر کنید که می توان برای دستیابی به همه این ها از آنها استفاده کرد اما نمی توانید به سادگی یک دستور العمل خط مشی را در اختیار استخدام کنندگان جدید قرار دهید و از آنها انتظار داشته باشید که به طور کامل همه چیز را رعایت کنند. بنابراین، سیاست ها فقط بخشی از یک معادله هستند.
دانستن اینکه چه خط مشی و اهدافی، پایه محکمی برای حرکت رو به جلو با ایجاد و اجرای سیاست های مؤثر در سازمان فراهم می کند، لازم است.
سیاست های خود را در یک سیستم مشخص جمع آوری کنیم
اولین قدم خوب شامل جمع آوری خط مشی های موجود برای دیدن آنچه در حال حاضر وجود دارد، است.
به طور معمول، خط مشی ها در بخش های مختلف قرار می گیرند، که اغلب از اصطلاحات متفاوتی استفاده نموده، از سیستم های متفاوتی برای به روز نگه داشتن آنها استفاده کرده و احتمالاً از قالب های متفاوتی استفاده می کنند. این امر می تواند یک کابوس در هنگام هدف گذاری برای ثبات سازمانی باشد.
بنابراین، بهترین کاری که می توان برای بهبود اثر بخشی سیاست ها انجام داد این است که آن ها را از نظر قالب و زبان مشترک سازگار کنیم. همچنین، این سطح از سازگاری را تا جایی که خط مشی های خود را ذخیره می کنیم، با ادغام همه چیز در یک مکان مرکزی حمل کنیم تا کارمندان بتوانند به راحتی خط مشی ها را پیدا کرده و به آن دسترسی داشته باشند.
یک فرآیند نظارت و تصویب خط مشی ایجاد کنیم
رهبری باید اختیارات روشنی را برای تیمی از افراد برای مدیریت سیاست ها فراهم کند. این امر می تواند یک فرد یا تیمی از افراد متشکل از نمایندگان چندین بخش باشد.
صرف نظر از اینکه چه کسی در رأس تلاش های انطباقی ما قرار دارد، این تیم ها هستند که باید با کارشناسان و مدیریت، موضوعی را برای ایجاد سیاست های شرکت هماهنگ کنند.
با وجود انطباق در یک تیم، گام منطقی بعدی باید شامل تشریح فرآیندهای تأیید شده شفاف باشد. مانند چه مواردی باید توسط روسای بخش یا حقوقی یا مدیر عامل یا حتی هیئت مدیره تایید شود؟ و چه زمانی باید این اتفاق بیفتد؟ برای جلوگیری از هر گونه غافلگیری در طول مسیر، روند تأیید و جدول زمانی را باید تنظیم کرد.
وقتی صحبت از پاسخگویی به میان می آید، کارمندان فقط می توانند نسبت به اطلاعاتی که در آن زمان به آنها داده شده است پاسخگو باشند. به همین دلیل بسیار مهم است که بتوانیم ردیابی کنیم که چه زمانی کارکنان به روز رسانی ها یا بازبینی های خط مشی را دریافت می کنند.
برای پرداختن به این موضوع، بسیاری از شرکت ها از کارکنان می خواهند که خط مشی ها را امضا و تأیید کنند که این خط مشی را دریافت، خوانده و درک کرده اند. بنابراین، ضروری است که بتوانیم عبارات خاص سیاستی را که کارکنان امضا می کنند، بیان کنیم چرا که اگر مشکل یا تخلفی رخ داده باشد، مشخص خواهد شد که سیاست مربوطه در مورد آن چه بوده است.
اثر بخشی خط مشی های ما عمدتاً به این بستگی دارد که سازمان ما چگونه به خوبی با خط مشی های ما ارتباط برقرار می کند و به آنها آموزش می دهد.
کارمندان نه تنها باید بدانند که چه کاری باید انجام دهند بلکه باید بدانند که چرا این دستور العمل ها برای آنها اهمیت دارد. به علاوه، آنها باید بدانند که از کجا می توانند این اطلاعات کلیدی را پیدا کنند.
شرکت باید در مورد خط مشی های جدید و هر گونه به روز رسانی و یا تجدید نظر ارتباط روشن، منسجم و مداومی را ارائه دهد.
یکی از راه های تقویت تلاش های ارتباطی، بهره گیری از قدرت آموزش است که به آموزش کارکنان در مورد انتظارات یک شرکت و تقویت مفاهیم ذکر شده در خط مشی ها کمک می کند.
اگر آموزش همسو باشد و حتی ویژگی های خط مشی را پوشش دهد، احتمال اینکه کارمند آنچه را که می گوید درک کند، بتواند آن را در شغل خود اعمال کند و با آن مطابقت دهد، بسیار بیشتر است. آموزش خط مشی ها افزایش اثر بخشی خود خط مشی ها را مقدر می نماید.
چشم انداز کسب و کار همیشه تغییر می کند و ریسک ها و بدهی های جدید دائماً ظاهر می شوند. این امر مستلزم یک رویکرد زیرک به خط مشی ها است که به سازمان امکان می دهد با تغییر خط مشی های مربوطه در صورت نیاز، از مسائل پیشی بگیرد.
با روزهایی خداحافظی کنید که شرکت ها منتظر به روز رسانی سالانه خود هستند یا حتی بازنگری‌های متعدد سیاستی را آماده و یکپارچه می کنند.
قوانین به طور مکرر تغییر می کنند و خطرات یک هدف متحرک هستند بنابراین ما تجملات انتظار برای به روز رسانی سیاست های خود را نداریم.
ما باید اصلاحات را با ذکر آنچه تغییر کرده و ثابت مانده است، بیان کنیم که در واقع به درک مطلب کمک می کند.
به دلیل سیال بودن قوانین، مقررات، تهدیدها و خطرات دائماً در حال تغییر بوده، تکیه بر کتابچه و دستور العمل های خط مشی ها می باشند.
آنها برای به روز رسانی با سرعت منظم، بیش از حد دست و پا گیر و پر هزینه هستند. ما به یک راه حل مدرن و دیجیتالی نیاز داریم که انعطاف پذیری برای به روز رسانی، توزیع و پیگیری خط مشی های مهم خود را بدهد.
یک راه حل کامل مدیریت خط مشی برای مشکلات امروزی این است که ما به طور ایمن میزبان، مدیریت، توزیع و ردیابی همه خط مشی ها را از یک سیستم واحد و قابل قبولی جستجو کنیم.
این بدان معناست که کارمندان هرگز نیازی به حدس زدن ندارند که کجا به دنبال آخرین اطلاعات بگردند، در زمان صرفه جویی شده و نا امیدی از بین می رود و این موضوع یک سیستم ساده اما پیشرفته است تا کل فرآیند ایجاد، بررسی، تایید و تحویل را مدیریت کند.
هدف سیاست ها کمک به سازمان ما است تا مأموریت، چشم انداز، ارزش ها و فرهنگ خود را در اسنادی کاملاً مکتوب و قابل دسترس برای همه کارکنان به هم پیوند دهیم.
همه موضوعاتی که برای آموزش، تجهیز و محافظت از کارکنان و ایمنی عمومی آنها و خود در یک سیستم واحد نیاز است از لحظه استخدام تا زمان بازنشستگی باید سیاست گذاری شود.
انتهای پیام/
