سیدعمران طباطبایی– اثر بخشی یک سازمان به چار چوب بندی خط مشی ها و رویه های مناسب بستگی دارد که به تحقق اهداف و مقاصد سازمان در محیط در حال تغییر کمک می کند. خط مشی صحیح یک سازمان، منعکس کننده اهداف، چشم انداز و ارزش های سازمان با در نظر گرفتن منابع موجود و نیروی انسانی است. علاوه بر این، یک خط مشی صحیح، منعکس کننده مسائل حیاتی سازمان مانند ارزش های سازمانی و انتظارات مردم و غیره است. به بیان ساده، خط مشی ها بیانیه ای از هدف هستند که دستور العمل های گسترده ای را درباره اقداماتی که برای دستیابی به هدف سازمان انجام می شود، برجسته می کنند. خط مشی ها به عنوان یک چار چوب مرجع در برخورد با موضوعات مختلف عمل می کنند مانند نحوه برخورد سازمان با همه چیز بصورت صحیح از مسائل عملیاتی روزمره یا نحوه پاسخگویی به نیازهای پیروی از قوانین و مقررات تمرین.
مهم این است که سیاست ها ساده و منطقی و کارکنان آگاه باشند و به وضوح درک کنند که سیاست در تلاش برای رسیدن به چه چیزی است.
برای آن خط مشی و رویه هایی که به کارکنان مربوط می شود، جمله بندی بسیار مهم است. خط مشی ها باید به صورت کلی و با پرهیز از کلماتی مانند ضمانت در هنگام اشاره به اقدامات قوی انجام شوند. سازمان باید از تعیین قطعیت در مورد نحوه واکنش خود به این شرایط اجتناب کند.
در حالی که خط مشی های سازمانی نقشه راه عمل هستند، رویه های سازمانی خود اقداماتی هستند که توسط سازمان در تحقق اهداف و مقاصد سازمان انجام می شود. به عبارت دیگر، رویه های سازمانی یک روش گام به گام و واضح برای اجرای سیاست ها یا مسئولیت های سازمانی است. آنها توالی منطقی از فعالیت ها یا فرآیندهایی را توصیف می کنند که باید برای تکمیل یک کار یا عملکرد به شیوه ای صحیح و سازگار دنبال شوند. از این رو، سیاست های سازمان جزء حیاتی یک سازمان است. اگر سیاست ها و رویه های سازمان موثر باشد، احتمال موفقیت سازمان بیشتر است. از این رو موفقیت سازمان تا حد زیادی به سیاست ها و رویه های سازمانی اتخاذ شده توسط سازمان بستگی دارد. هر چه خط مشی ها و رویه ها سازماندهی شده، سیستماتیک و دقیق تر باشند، با به حداکثر رساندن نتیجه، زمینه برای سوء تفاهم در سازمان کمتر می شود.
سیاست ها و رویه ها ستون فقرات یک سازمان هستند. آنها بدنه ای پویا از استانداردهای مشترک هستند که برای تقویت و حمایت از موفقیت سازمان استفاده می شوند. وجود سیاست ها و رویه های لازم و همچنین سیستمی برای مدیریت انطباق با آن خط مشی ها و رویه ها، به مدیریت کمک می کند تا چشم انداز استراتژیک سازمان را محقق کند و در عین حال از افراد، شهرت و نتایج نهایی خود محافظت کند.
از آنجایی که خود محیط دائماً در حال تغییر است، سیاست ها و رویه ها باید اسناد زنده ای باشند که به صورت دوره ای ارزیابی و در صورت لزوم تغییر کنند. نظارت مستمر بر محیط سازمانی و بازنگری دوره ای بخش های مربوطه سیاست ها و رویه ها بخشی از فرآیندی است که به آن مدل عملیاتی می گویند.
خط مشی ها و رویه هایی که تدوین می شوند باید متناسب با سازمان باشند و باید به وضوح به همه از بالا به پایین در سازمان منتقل شوند. ارتباط شفاف، اولین قدم در ایجاد کنترل های داخلی خوب و ترسیم انتظارات همه افراد درگیر در عملیات است. ایجاد خط مشی ها و رویه های مکتوب پایان کار نیست. در واقع، سیاست ها و رویه ها باید بین کارکنان، مناسب توزیع شود. سازمان همچنین باید یک برنامه اجرایی برای آموزش کارکنان در مورد کلیه خط مشی ها و رویه ها و انجام ارزیابی های دوره ای برای اطمینان از رعایت آنها داشته باشد.
خط مشی ها و رویه های سازمانی برای سازمان مهم هستند زیرا به عنوان چارچوب مرجع برای سازمان، مدیریت و کارکنان آن عمل می کنند، به طوری که آنها قادر به تمرکز بر آنچه باید انجام شود، بدون منحرف شدن هستند. از آنجایی که یک خط مشی به عنوان یک نقطه مرجع برای موضوعات مختلف عمل می کند، افراد در سازمان مجبور نیستند هر بار درباره مجموعه ای از موضوعات بحث کنند.
حوزه های کلیدی سیاست ها و رویه های سازمانی که نیازمند توجه سازمان هستند، چه در محیط کنونی و چه در آینده، باید در خط مشی های سازمانی پوشش داده شوند. سیاست ها فقط دستور العمل های گسترده ای را در مورد موضوع یا موقعیت کلیدی ارائه می دهند و نقشه راه را در مورد آنچه که باید انجام شود و چگونه انجام می شود نشان دهند.
برخی از حوزه های کلیدی که در یک خط مشی پوشش داده می شوند عبارتند از: مروری بر سازمان که در آن جنبه های کلیدی تحت پوشش عبارتند از تاریخچه سازمان، چشم انداز، مأموریت، اهداف سازمان و فلسفه سازمانی و غیره. ساختارهای سازمانی که اجزای تحت پوشش شامل اطلاعات در مورد نمودار سازمانی، نمودار پاسخگویی، جلسات و فرآیندهای سازمانی، استانداردهای سازمانی، حقوق و مسئولیت هایی هستند که جزء مهم سازمان را تشکیل می دهند زیرا جنبه هایی مانند آیین نامه رفتار سازمانی را پوشش می دهند. حقوق و مسئولیت های مدیریت و کارکنان، سیاست در مورد تضاد منافع، رویه های شکایات و اختلافات و غیره، رویه های منابع انسانی که شامل جزئیات استخدام، جبران خسارت، آموزش، ترتیبات مرخصی، ترفیع و نظارت و غیره است. ارزیابی سازمانی که شامل استراتژی های ارزیابی، نظارت مستمر، روش های ارزیابی عملکرد و غیره است، سیاست مدیریت منابع انسانی و توسعه باید جزئیاتی از روش ها و قالب های گزارش دهی کارکنان، نظارت و توسعه عملکرد کارکنان، ارزیابی عملکرد و اختلافات را داشته باشد.
خط مشی بهداشت، ایمنی و رفاه سازمانی برای پوشش اطلاعات رویه های بهداشت و ایمنی و کنترل آتش سوزی و غیره الزامی است و سایر مؤلفه ها مانند ارتباطات، هیئت ها، رویه حوادث بحرانی در سازمان در صورت وجود، ارجاع، هماهنگی و شبکه سازی با سازمان شریک خارجی و غیره، الزام آور است.
خط مشی ها و رویه های سازمانی که به خوبی تدوین شده اند، مزایای متعددی هم برای سازمان و هم برای کارکنان آن دارند. این خط مشی ها و رویه ها نشان می دهند که سازمان با ارزش های سازمانی سازگار است، از مقررات پیروی می کند، به شیوه ای کارآمد و تجاری عمل می کند، یکنواختی و ثبات در تصمیم گیری و عملیاتی را تضمین می کند. رویه ها صرفه جویی در زمان هنگام رسیدگی به یک موضوع، ثبات و تداوم را فراهم می کند، جهت سازمان را حتی در دوره های تغییر حفظ می کند، چارچوبی را برای برنامه ریزی تجاری فراهم می کند، به ارزیابی عملکرد و ایجاد پاسخگویی کمک می کند و وظایف و مسئولیت ها را روشن می کند.
چندین مرحله وجود دارد که برای حصول اطمینان از اینکه خط مشی ها و رویه های سازمانی با موفقیت توسعه یافته، معرفی و اجرا می شوند، ضروری هستند. اولین گام برنامه ریزی و مشاوره است به این معنی که کارکنان در توسعه، معرفی و اجرای سیاست ها و رویه ها مشارکت دارند. چنین مشاوره ای با کارکنان به ارتقای آگاهی و درک کارکنان کمک می کند و به آنها احساس مالکیت و تبعیت می دهد. مشارکت کارکنان همچنین به تعیین، زمان و مکان هایی که خط مشی ها و رویه ها می توانند اعمال شوند و سناریوهای احتمالی را شامل شود، کمک می کند.
گام دوم مطالعه جنبه های مختلف برای شناسایی حوزه های مختلف است که سیاست ها و رویه هایی برای آنها لازم است. اگر بخواهیم سیاست ها و رویه های خوب و مؤثری اتخاذ شوند، ورودی های جدی از مطالعه ضروری است. عبارات کلیدی مورد استفاده در خط مشی باید تعریف شوند تا کارکنان بتوانند منظور آنها را بفهمند. خط مشی ها و رویه ها برای توضیح رفتار قابل قبول و غیر قابل قبول سازمان هستند. علاوه بر این، در یک سازمان باید روشن باشد که این سیاست برای چه کسانی اعمال می شود.
گام سوم در تدوین خط مشی ها و رویه ها، تهیه پیش نویس آنها به زبانی ساده است، به طوری که برای همه کارکنان به راحتی قابل درک باشد. ایده این است که خوانندگان می توانند نگاهی به کتابچه راهنما بیندازند و به سرعت مفاهیم ارائه شده به آنها را درک کنند. سازمان موظف است اطمینان حاصل کند که همه کارکنان متوجه معنای خط مشی ها و رویه ها هستند. علاوه بر این، راه های رعایت سیاست ها و رویه ها و پیامدهای عدم رعایت باید برای آنها روشن شود. پیش نویس خط مشی ها و رویه ها باید بین کارکنان کلیدی توزیع شده و بر اساس بازخورد، این خط مشی ها و رویه ها بررسی و بازنگری، نهایی و صادر شوند.
مرحله چهارم اجراست. برای مؤثر بودن، خط مشی ها و رویه ها باید به اطلاع همه کارکنان فعلی و جدید برسد. خط مشی ها و رویه ها را می توان از طریق جلسات موثر آموزشی، در جلسات کارمندان و در طول دوره مقدماتی برای کارکنان توضیح داد. سیاست ها و رویه ها نیز باید به طور مرتب تکرار و مورد بحث قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که مرتبط هستند. همچنین، کپی هایی از خط مشی ها و رویه ها باید به راحتی قابل دسترسی باشند.
مرحله پنجم انطباق است. این مهم است که سیاست ها و رویه ها به طور مداوم در سراسر سازمان اعمال شوند. با نقض باید به سرعت و طبق رویه های تعیین شده در خط مشی برخورد شود. پیامد نقض نیز متناسب با شدت تخلف است یعنی اخطار، اقدام انضباطی یا اخراج خلاصه.
یک سری از موارد هست که سازمان، آنها را تخلف جدی، عمدی یا فاحش می داند.
ششمین و آخرین مرحله، بازنگری منظم خط مشی ها و رویه ها برای اطمینان از مرتبط بودن و مطابقت با تغییرات درون سازمانی است. در جایی که خط مشی ها به طور قابل توجهی تغییر می کنند، باید مجدداً برای کارکنان صادر شوند تا آنها مسیرهای جدید سازمانی را درک کنند. علاوه بر این، خط مشی ها و رویه ها باید به طور دوره ای بازنگری شوند تا اطمینان حاصل شود که منعکس کننده شیوه های خوب فعلی و الزامات قانونی در سازمان هستند.
فراتر از نوشتن خط مشی ها و رویه ها، سازمان موظف است اقدامات بیشتری را انجام دهد تا اطمینان حاصل شود که راهنمایی های منعکس شده در اسناد به طور مؤثر در سراسر سازمان اجرا می شوند. به علاوه، سیاست ها و رویه های قدیمی باید به موقع بایگانی شوند تا اطمینان حاصل شود که کارکنان در صورت بررسی قانونی یا نظارتی، به اسناد قدیمی دسترسی دارند. همه این فعالیت ها بخشی از حفظ سیاست سازمان است.
خط مشی ها و رویه ها باید دوره ای بازنگری شوند. توسعه یک سیاست کار ساده ای نیست زیرا فقط یک بیانیه مکتوب نیست. باید به اندازه کافی جامع باشد، به طوری که شامل تمام مسائل حیاتی یک سازمان باشد و به اندازه کافی ساده باشد تا بتواند توسط کارکنان سازمان به درستی تفسیر شود.
برای اینکه سیاست ها و رویه ها مؤثرتر باشند، مردم باید زمان و تلاش خود را برای آماده سازی آنها صرف کنند. باید آنها را متناسب با محیطی که سازمان در آن کار می کند ویرایش کرد. سیاست ها و رویه ها نباید به طور اساسی رویه های دنبال شده در صنعت را تغییر دهند.
مدیریت خط مشی شامل شیوه های مرتبط با مدیریت خط مشی ها و رویه های سازمانی در تمام مراحل چرخه حیات خط مشی از جمله تهیه پیش نویس، ویرایش، تایید، به روز رسانی، توزیع، اخذ گواهینامه کارکنان و نگهداری پایگاه داده از سوابق است. مدیریت خط مشی و رویه مدرن، نقش حیاتی سیاست ها و رویه ها را در حفاظت از سازمان در نظر می گیرد. مدیریت خط مشی مؤثر که مستلزم سیاست ها و رویه های قوی و با مدیریت خوب است که در سراسر سازمان یکپارچه شده است، استانداردهایی را برای رفتار تعیین می کند که منجر به بهبود عملکرد و ارتقاء فرهنگ سازمانی می شود.
انتهای پیام/
